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Mit Lean Administration Potenziale heben

Lean Management ist das führende Konzept der Unternehmen, um Verschwendung in Prozessen zu reduzieren, die Produktivität zu steigern und Abläufe kontinuierlich zu verbessern. Im Produktionsbereich findet der Lean-Ansatz im Vergleich zu anderen Stufen der Wertschöpfungskette bereits eine große Verbreitung. Daher ist es wichtig, die Lean-Philosophie auch auf andere Felder – wie den administrativen Bereich – auszuweiten, um weitere Potenziale innerhalb der Firma auszuschöpfen. Das dies möglich ist, wurde am 04. März 2022 im Erfahrungsaustausch von Judith Fellsches, Partnerin bei LMX Business Consulting GmbH, anhand zahlreicher Beispiele und darauf aufbauender Lösungsansätze anschaulich dargestellt.

Typische Verschwendungsarten in der Administration sind beispielsweise Überinformation und Blindleistung, unzureichende oder verspätete Informationen, Warten auf Entscheidungen oder auch redundante Tätigkeiten. Eine Reduktion dieser Verschwendung kann zur Erhöhung der Produktivität und Effizienz sowie zur Reduzierung der Durchlaufzeit beitragen. Im Vergleich zur Fertigung ist es im administrativen Bereich allerdings etwas schwerer Lean Management unmittelbar umzusetzen. Dies begründet sich dadurch, dass – leicht nachvollziehbar – Informationen im Vergleich zu Rohmaterialien oder Halbzeugen, die im Produktionsablauf bearbeitet werden, nicht „greifbar“ und „interpretierbar“ sind.

Administrative Arbeitsvorgänge sind nicht so leicht messbar wie dies in der Produktion der Fall ist. In der Fertigung ist es leichter nachzuvollziehen, ob ein Mitarbeiter einen falschen Handgriff getätigt hat. Viele Herausforderungen entstehen auch an den Schnittstellen zwischen den Abteilungen oder auch innerhalb von Unternehmenseinheiten durch unzureichend definierte oder gelebte Prozesse. Veraltete Stammdaten, nicht definierte Schnittstellen, lange Entscheidungsprozesse, eine fehlende Priorisierung, zu viele IT-Schnittstellen, wirre Datenablagen und nicht abgestimmte Lieferzeiten sind nur ein paar Beispiele von abwesendem oder nicht angewendetem Lean Management.

Trotz der genannten großen Herausforderungen kann Lean Management in der Administration erfolgreich umgesetzt werden – zur Freude der Geschäftsführung, der Mitarbeiter und natürlich des Kunden. Lean ist dabei nicht als „Projekt“ mit zeitlichem Ende zu verstehen, sondern als Transformation. Diese Transformation kann in drei Phasen unterteilt werden: Sensibilisieren, Transformieren und Stabilisieren. Es beginnt also bei der Bewusstseinsbildung für den ganzheitlichen Lean-Ansatz und geht in ein dauerhaftes „Leben“ von Lean Management über.

Veranstalter

Die Veranstaltung wurde von ProduktionNRW angeboten. ProduktionNRW ist das Kompetenznetz des Maschinenbaus und der Produktionstechnik in Nordrhein-Westfalen und wird vom VDMA NRW durchgeführt. ProduktionNRW versteht sich als Plattform, um Unternehmen, Institutionen und Netzwerke untereinander und entlang der Wertschöpfungskette zu vernetzen, zu informieren und zu vermarkten. Wesentliche Teile der Leistungen, die ProduktionNRW erbringt, werden aus Mitteln des Europäischen Fonds für Regionale Entwicklung (EFRE) gefördert.