Die unterschiedlichen Meldepflichten in den EU-Mitgliedstaaten stellen Unternehmen bei Arbeitseinsätzen vor erhebliche bürokratische Herausforderungen. Wie können Unternehmen damit umgehen?
Die Europäische Union ist der wichtigste Exportmarkt für den Maschinen- und Anlagenbau, wobei acht der zehn größten Exportländer EU-Mitgliedstaaten sind. Bei Verkäufen innerhalb der EU treten unweigerlich die Meldepflichten bei grenzüberschreitenden Arbeitseinsätzen in den Vordergrund, da die verkauften Maschinen montiert, in Betrieb genommen und gewartet werden müssen.
Zur Vermeidung von Sozialdumping wurden in Europa strenge Meldepflichten für Arbeitseinsätze eingeführt. Die Umsetzung der Durchsetzungsrichtlinie (Richtlinie 2014/67/EU) zur Entsenderichtlinie variiert jedoch von Land zu Land erheblich und erschwert Unternehmen den reibungslosen Ablauf von EU-Arbeitseinsätzen. Insbesondere kurzfristige Service- oder Notfalleinsätze werden durch die damit verbundene Bürokratie erschwert.
Um diese Herausforderungen für den nordrhein-westfälischen Maschinen- und Anlagenbau zu thematisieren, veranstaltete ProduktionNRW am 17. September 2024 eine Präsenzveranstaltung bei ifm in Essen. Die ifm-Unternehmensgruppe entwickelt, produziert und vertreibt Sensoren, Steuerungen, Software und Systeme für die industrielle Automatisierung und Digitalisierung. Im Mittelpunkt der Veranstaltung stand der gegenseitige Austausch, um von den Erfahrungen und Lösungsansätzen der anderen Teilnehmenden zu profitieren.
Einführung in das Thema Meldepflichten in Europa
Yvonne Heidler, Referentin der VDMA-Abteilung Außenwirtschaft für Westeuropa/EU, führte in das Thema der Meldepflichten bei Arbeitseinsätzen in Europa ein, die zur Vermeidung von Sozialdumping von EU-Seite eingeführt wurden. Neben diesem Thema sind für europäische Arbeitseinsätze noch die A1-Bescheinigung und die Entsenderichtlinie relevant, die bei diesem Event nicht im Fokus standen.
Meldepflichten betreffen primär Unternehmen, die Dienstleistungen in einem EU-Mitgliedstaat erbringen, ohne dort ansässig zu sein. Die Kontrolle dieser Pflichten erfolgt durch die jeweiligen nationalen Behörden, die teils sehr aufwändige und unterschiedliche Meldeprozesse eingeführt haben. Dies führt zu einer Vielzahl verschiedener Vorschriften und damit zu hohen bürokratischen Hürden. Um einen Arbeitseinsatz im Ausland durchführen zu können, müssen umfangreiche Dokumente eingereicht und häufig lokale Ansprechpartner benannt werden. Eine Harmonisierung der Vorschriften auf europäischer Ebene könnte diese Prozesse erheblich vereinfachen.
Best Practice: Erfolgreiche Umsetzung eines Meldepflichten-Prozesses im Unternehmen
Eike-Maria Schumachers, Global Mobility HR-Spezialistin der ifm group services gmbh, erläuterte anschließend, wie die ifm-Unternehmensgruppe den Prozess der Meldepflichten managt. Für ifm, ein Unternehmen was weltweit tätig ist, ist es essenziell, schnell vor Ort zu sein, um Probleme bei Kunden zu beheben.
Um die EU-Meldepflichten zu erfüllen, hat ifm einen eigenen Fachbereich innerhalb der Personalabteilung eingerichtet. Die enge Abstimmung mit der Geschäftsführung ist dabei von zentraler Bedeutung, da oft nicht allen Beteiligten die genauen Anforderungen und Konsequenzen eines Verstoßes der einzelnen Länder bewusst sind. Regelmäßige Schulungen für reisende Mitarbeitende sorgen zusätzlich dafür, dass das Verständnis für die Meldepflichten im gesamten Unternehmen kontinuierlich gefördert wird.
Arbeitseinsätze Schweiz – 90 Tage reichen nicht aus und was dann?
Anna Lechner, Account Manager Business Traveller Compliance bei ICU Global Mobility Services GmbH, beleuchtete anschließend die Meldepflichten und Bewilligungsverfahren für Arbeitseinsätze in der Schweiz. Das schweizer Meldeverfahren erlaubt pro Unternehmen nur 90 Arbeitstage im Jahr. Wenn dieses Kontigent nicht ausreicht, kann eine zusätzliche Bewilligung für weitere Tage beantragt werden. Beispielsweise sind eine frühzeitige Planung und enge Zusammenarbeit mit der Personalabteilung hier unerlässlich, um die Voraussetzungen für eine möglichst reibungslose Beantragung der zusätzlichen schweizer Bewilligung zu schaffen.
Kontrollen bei Arbeitseinsätzen – Sind Sie gut gerüstet?
In der abschließenden Diskussion wurde betont, wie wichtig es ist, Mitarbeitende auf mögliche Kontrollen während eines Arbeitseinsatzes vorzubereiten. Unternehmen sollten Kunden im Vorfeld über eventuelle Zusatzkosten informieren, die durch Meldepflichten entstehen können. Im Falle von Kontrollen und möglichen Sanktionen kann ein direktes Gespräch mit den zuständigen Behörden hilfreich sein.
Insgesamt hat die Veranstaltung verdeutlicht, dass Unternehmen, die regelmäßig Arbeitseinsätze in der EU durchführen, eine gut durchdachte Strategie zur Einhaltung der Meldepflichten entwickeln und pflegen müssen, um sowohl Kundenanforderungen zu erfüllen als auch bürokratische Hürden zu meistern.
Veranstalter
Die Veranstaltung wurde von ProduktionNRW angeboten. ProduktionNRW ist das Cluster des Maschinenbaus und der Produktionstechnik in Nordrhein-Westfalen und wird vom VDMA NRW durchgeführt. ProduktionNRW versteht sich als Plattform, um Unternehmen, Institutionen und Netzwerke untereinander und entlang der Wertschöpfungskette zu vernetzen, zu informieren und zu vermarkten. Wesentliche Teile der Leistungen, die ProduktionNRW erbringt, werden aus Mitteln des Ministeriums für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen gefördert.